编者按：

美国高等教育信息化协会（EDUCAUSE）2019年度十大IT议题中几乎每个议题都涉及到了高等学校面临的数据挑战。正如科学研究一样，要实现高等教育更加宏伟的目标，关键在于理解那些“最小的部分”。

如何让数据赋能学校决策？

——EDUCAUSE2019年度十大议题（二）

文/Susan Grajek & the 2018-2019 EDUCAUSE IT Issues Panel

议题四 以学生为中心的院校

理解和提升信息技术在优化学生体验中的作用（从申请人到校友的全过程）。

学生是高等教育存在的理由。这意味着我们要确保学校为学生做好了准备，而不是期望学生为学校做好准备。涉及到学生的流程，包括录取、计划、课堂和咨询等，都应当将学生的体验和产出作为重点，而不是那些提供服务的教职员。以学生为中心，受益的不仅仅是学生，而是所有相关者。

在学生生涯周期中，信息技术发挥了关键的作用。学校的流程需要为学生提供导航，导航不可避免的不够直观，会要求学生理解行政术语，让他们在制度迷宫中徘徊，还采用了大量技术方案，而信息技术可以扩大或消除这些复杂性。如果用于吸引、录取、登记和保持学生的技术方案没有效果，或者难以获取及使用，学生也许就会选择另外一所学校。

IT部门之外最关心此事的应该是谁？

学校领导者。如果学校可以应用技术来优化学生体验，就可以很经济地为学生创造成功条件。入学率和保留率可以得到改进，而且基于学生表现的经费也可以得到最大增长。

教学事务、学生服务、咨询、招生等方面人员和校友。他们让学生形成了获得高等教育文凭的意愿，而且，要保持对学生的持续评估，实现进行学业追踪、促进学业进步和学业完成的方案，他们的专业能力和投入是最重要的。

认识误区

此议题是以IT为中心的。其实学校中有许多部门在服务学生并管理他们的信息技术解决方案。

IT部门是一个边缘贡献者。如果直接面向学生的部门不与IT部门合作，那么也许无法容易地找到对用户友好的技术方案，而且也许无法和学校的整体系统集成。

聚焦于单个因素的方法是正确的，例如提供大量的咨询服务。优化学生的体验应当是一项整体战略，包括学生咨询和辅导、保持学业进度一致、通过人事部门推动教师参与等等。学校的所有部门应当向着同一方向努力。

常见的陷阱

缺乏深思熟虑和充分包容的规划就启动工作，会导致失误和成本损失。尽可能早让许多人参与，而不是拖到后面。在此过程中还会增加新的相关者，而且学校人员和外部专家随着议程推进而进进出出，在不同时期做出不同的贡献，因此工作的推进应当是提前规划和保持流动相结合。

即便只有个别部门让学生的技术体验不良，也可能影响到总体的入学和保留率。麻烦通常在于历史遗留的校内学生信息系统对用户不够友好，而且没有为学生提供跟踪学位资格完成情况的简单方法。

IT部门在合作关系中仅仅处于建议地位。无法与学校服务部门有效合作和协同的IT部门对于学生的体验只会产生负面影响。

蕴含的机遇

学校有效地利用信息技术改善学生的体验对社会也有回报。公立学校能够为纳税人提供良好回报，而且全部高等学校都提高学业完成和进步率、减少技能差距会有利于本地和全国劳动力市场。

采用以学生为中心的全生命周期方法可以建立起跨越多个部门的流程。打破长期形成的部门壁垒可以让各方成员站在别人立场上考虑问题，建立新的合作来催生改进和提升效率。此项转型不仅有利于学生，而且也有利于学校领导者和校内各个部门。

建议

起步

尽可能争取学校中更多人的参与，以确保方案的全面性和服务于学生。

在全校范围内建立合作关系，评估现有的信息技术解决方案，帮助学校各部门推进解决方案的现代化，提供易于获得、用户友好、支持移动、可靠的信息服务。现有的历史遗留方案可能无法用于提升服务和增加特性，也无法满足联邦政府对于无障碍性的技术要求。

探寻普遍问题的根源。例如，有时改变邮件的措辞也许就可以消除大量的事故。

进阶

将转变学生体验纳入学校的战略规划，并确保规划中不能只有信息技术方案。

设定多个目标并在校内寻求拥护者，从而在这些目标上集中力量。任命由教师和职员组成的全校性、多学科的咨询小组，并推动他们实现这些目标。

优化

每两年、三年或五年进行一次规划复审，以顺应不可避免的焦点转换。

行业生态中的机会

当前有一些运行中的项目提供了多种多样的策略，用于塑造以学生为中心的学校，或者提高对此事的关注程度。IT领导者应当知道这些项目并研究他们提出的概念和方法，从而决定是否要参加。

议题五 数字集成

在多种应用和平台的范围内确保信息系统的互操作性、可伸缩性和可扩展性，以及数据完备、安全、标准和治理。

多年以前，学校的IT系统都更简单。学院和大学可以建设大一统的ERP系统，注入数据，然后等着每个人来用。如今，随着云应用的增长繁荣，以及科研和教学领域中的应用不断涌现，更多应用展开了数据竞争，要求在各个平台之间进行数据共享和数字集成。大一统的战略已经不现实了。出于安全地进行系统互联和防止数据重复的需要，学校中数字集成的意义变得越来越突出。IT部门必须要在这些各不相同却又互相依赖的应用之中确保数据的完整、安全和良好治理。

IT部门之外，最关心此事的应该是谁？

高层领导者。因为随着获取应用越来越成为部门职能而非学校集中职能，认识不足和缺乏追踪造成了成本和风险的潜在提高。学校要实现系统的安全互联，同时要面对由各不相同的厂商和来源带来的合同和安全问题，就要采取完全不同的数字集成方式。

学生、教师等学校成员和校外团体。因为他们贡献了自己的数据（经常是高度敏感的），而且依赖于学校在合适的时间和地点获得正确的信息。数字集成不止是IT部门的议题，也是学校的责任。

认识误区

采购、部署和集成应用程序是容易和快速的。厂商在保证某个应用可以与学校的ERP系统或SIS[1] 系统集成时也许是善意的，不过校内的采购单位也应当进行尽职调查，向IT和院校研究（Institutional Research，缩写为IR）等关键部门的专家进行内部咨询。

IT部门可以掌控时间。IT人员需要适应不断变化的需求，优化流程和投入新的集成产品，才能加快工作。

部门内部发生的事情不会影响到外部。即便是独立部署的应用系统也应该进行安全审查。如果系统中的数据需要和学校的其他应用系统进行集成，那要做的事情就更多了。两种类型的应用都会在学校的企业级架构中引入尚未充分认识到的复杂性和风险。

常见的陷阱

只关心实际的系统集成工作会导致对问题的认识过于狭隘。核心要素还包括利用合同条款和价格进行的供应商管理，数据流和架构，以及与应用系统采购相关的政策和优先事项管理。

尚未预先建立治理体系、企业级架构和控制措施时就直接投入技术集成工作，会造成相关各方之间的误解和分歧。

蕴含的机遇

建立了数字集成的良好实践、政策和流程的学校会降低学校和部门中技术投入的碎片化。碎片化会消耗更多的时间和金钱，并减少了最终产品。缺乏协调和治理也会增加出现“不可见的”、内部开发的、未经记录和未受维护的应用系统的可能性。相关的技术债务进一步增加了碎片化。碎片化程度降低越多，项目质量、产出和结果就会越好。

建议

起步

找出那些已经对数据资产进行了有效集成管理的学校，了解他们的做法，并决定是否可以借鉴他们的理念和实践。用户群体和各种论坛也是重要的建议来源。

了解全校有多少应用系统在维护并需要ERP和其他学校核心系统中的数据。问题很可能比想象的更复杂。

进阶

加强控制和治理，避免增加重复提供功能的客户管理系统（CRM）和其他各种工具，否则会有成倍增加的成本和复杂性。比如，建立核心流程来管理采购和合同、信息安全，以及集成工具和技术。

持续接触用户群体和参与行业联盟，并从中学习。开始回馈经验并与新起步的学校分享。

优化

时刻记住数字集成工具正变得越来越成熟，因此也更容易使用。例如，教学工具互操作（Learning Tools Interoperability，缩写为LTI）协议为教学管理系统中的插件式应用提供了支持。在应用集成阶段，某些工具也提供了无代码界面，类似于微软的Visio画图工具。这些种类的工具可以让基层职员构建出数据接口，而之前这都需要高薪的程序员来进行。

确保持续有人在关心数字集成，并不断优化工具、流程、实践和控制措施。这项挑战会持续很长时间，需要稳定不变的注意力和持续提炼。

行业生态中的机会

不同学校之间在应用系统上的共同点可能要比想象的更多。使用同样的核心应用系统架构（如甲骨文的云财务系统）的学校可以采取集体行动或协同行动来促成和共享实践措施和解决方案。

数字集成的全部挑战可以大规模地加以解决和获得助力，因为每个学校都各自在相同的领域中推进工作，如采购工具、进行培训等等。这些事情都可以受益于大规模的行动。例如，基于联盟的产品合同、培训、风险管理合同文件等都可以在学校间共享，这么做就可以从流程中排除掉大量的普通工作。

议题六 数据赋能的院校

采取基于服务的数据和分析方法，提供新的技能、工具并重塑文化，让院校擅长于进行数据赋能的决策。

为了适应未来日新月异的变化，是否具有有效决策的能力将成为学院和大学能否成功领导改革的重要元素。我们生活的世界已经淹没在数据之中，许多院校的领导们在努力奋斗，力争在采取决定性行动时能以数据作为依据。离开了及时、准确、切题和适时的数据，领导们将无法进行成功的决策。要将数据更加严格和全面地应用于决策，信息技术和数据专业人员必须要获得新的技能。那些擅长于发现数据、匹配数据模式和寻求问题内在相关数据的专业人员正是院校所需要的。

机遇也出现在高等教育的项目发展之中。数据分析、人工智能和机器学习创造了新的工作岗位和学科。信息技术影响了对于劳动力的迫切需求，也意味着学院和大学提供的教育项目有出现急剧变革的潜力。

IT部门之外最关心此事的应该是谁？

校长、教务长和董事会。要制定战略来回应高等教育中的迅速变革，他们就要获得正确的数据。

院长和系主任们。特别是那些负责教学工作，为了课程管理、日程、教室容量、选课不足的课程和瓶颈课程等问题而奋斗的院系领导。因为数据是成功的教学计划和学生学业的核心。

负责学生咨询、学生成就和学生保留的部门。在各个院校中，与学生成就有关的问题变得更加关键，这些部门都需要接近实时地获得学生学业进度的相关信息，在采取行动时还要互相共享。

认识误区

学校只要获得技术工具，就能获得数据能力。数据和分析思维要在学校文化中构建起来。如今，要描述事情必须要植根于数据，而不是故事，或者某些在十年到二十年以前就不管用的其他东西。

学校要坚持长期不变的传统。许多院校以之为傲的是一百年不变的行事方式。不过，文化传统必须要对当今的学生有意义，而不是停留在十年前甚至一百年前的学生身上。

学校要收集到全部数据才可以决策。学校以不断变化的方式在利用和应用数据。数据分析允许对数据进行细致划分并分步深入认识，因此要避免陷入等待所有数据都就绪的状态。

常见的陷阱

低估建立关系和信任的必要性。诚实的互动有助于避免错误解读数据导致的低劣决策，还可以对数据形成更加全面的认识。

学校里可能有数据“竖井”和“囤积”。其中的数据要能为学校所用。

“分析麻痹”[2] 是有效决策面临的一项非常真实的挑战。数据驱动的学校应该始终聚焦于推动实际行动。

蕴含的机遇

许多院校领导者看到了有同行院校关闭或者合并，也看到过有些院校的业务模式发生了急剧改变。基于数据的决策，而非基于直觉和个人的决策，才是无法维持生存和持续兴旺发展两极之间的根本区别。数据是最重要的资产，拥有发掘利用数据的潜力必须是最重要的重点工作之一。

建议

起步

不要重造轮子。借鉴那些最心仪、最成功的同行学校的最佳实践和实施方案。在观察、采集、利用数据和创造关注数据的校园文化方面进行同行交流，学习别人的新颖方式。

从利用数据解决真实业务问题开始。从范围可控、目标可及的事情入手，通过结果证明利用数据确实可以形成差别。

关注结果，而非信息技术。尽量使用现有的工具，不过也要毫不犹豫地使用那些可以实时发现问题的工具，即便这样的工具需要在IT部门、院校研究（IR）部门和学生服务部门中设置新的岗位。尚未考虑流程时先考虑技术会造成思维局限性。

进阶

确保各位学校领导，特别是教学主管领导，会在他们负责的领域中逐步注入数据赋能的决策机制。改革是困难的，离开了强烈的鼓励，院长和系主任不太可能会在数据利用上采取主动态度。

接纳多样的人员、角色和思想。不同的视角可以形成更全面的认识和洞察力。

运用数据推动改革行动。即便是目标明确的改革也会引发政治性流程上的影响，比如会带来对教职的新需求。

优化

解决棘手的大问题。有些系统和流程不起作用，现有系统无法良好适应学生群体，那么就要利用数据来进行改革。应做之事一旦明确，就要成为一项责任。

对于学校的全部数据进行全面战略思考，无论数据存放何处。集中精力进行数字集成，对不同系统之间的数据互相关联进行编排。每项数据关联都像一个谜题，可以指引我们发现此前并未发现的某些事情。

行业生态中的机会

要成功推进向前，常见陷阱、有效实践、讨论热点、事实证据都应当受到关注。高等教育界有必要就如何共同推动此项工作而进行面向未来的对话。我们应当有一个安全的场所，针对数据应用的特定问题讨论最佳实践和分享敏感信息（如解决学生保留问题、改善项目的投资回报率等）。这可以让大家看到其他人的可行做法，以此着手取得同样的进步。

（来源：EDUCAUSE Review，翻译：陈强 清华大学信息化工作办公室）

本文转载于《中国教育网络》